Transparenz schaffen für alle IT-Projekte
Vattenfall
Als Energiequellen nutzt das Unternehmen Kohle, Kernenergie, Wasserkraft, Erdgas, Windkraft und Biomasse. Vattenfall hat insgesamt mehr als 38.000 Mitarbeiter. Seine Vision ist es, ein starkes und diversifiziertes europäisches Energieportfolio aufzubauen. Das Unternehmen will seinen Kohlendioxidausstoß bis 2020 erheblich reduzieren. Die Vattenfall Europe AG ist der in Deutschland tätige Teil der Vattenfall-Gruppe mit Sitz in Berlin.
Um die Vision von „einem führenden europäischen Unternehmen“ zu erreichen, setzt Vattenfall auf Innovation und Technologie. Allein für die rund 200 aktiven IT-Projekte gibt Vattenfall Europe jährlich über 40 Mio. € aus!
Der CIO-Bereich von Vattenfall Europe erstellt dazu in Zusammenarbeit mit den Business Units aus Cat4 heraus rollierend eine konsolidierte Sicht der geplanten Vorhaben und laufenden IT-Projekte, die so genannte „Roadmap“.
Die begrenzten Budgets und Personalressourcen sollen möglichst dorthin gelangen, wo sie den größten Nutzen stiften. Daher müssen alle fundierten Projektideen im regelmäßig tagenden IT-Strategiegremium durch die Verantwortlichen vorgestellt und insbesondere die Notwendigkeit und Wirtschaftlichkeit der Vorhaben plausibel dargelegt werden.
Zu allen Vorhaben existieren in Cat4 Steckbriefe, deren Daten Transparenz über den Inhalt der Projekte schaffen und Abstimmungsprozesse beschleunigen. Zusätzliche Unterstützung erhalten die Projektleiter durch die automatische Generierung eines Projektantrages.
Sobald die Roadmap verabschiedet ist, werden die Daten der genehmigten Projekte manuell in das SAP-PS-System überführt und stehen dort mit Plan- und Ist-Daten für die Projektleiter zur Verfügung. Auf eine Übertragung der Ist-Kosten aus SAP-PS in Cat4 wurde bislang verzichtet.
Ausgewählte Projekte werden in das monatliche Statusberichtswesen einbezogen.
Die Projektleiter erfassen nach einem festgelegten Berichtskalender einmal monatlich in Cat4 den aktuellen Projektstatus bzgl. Zeitplan, Ergebnisqualität, Ressourcen und Budget. Für große und konzernweite Projekte ist im CIO-Bereich ein Multiprojektmanagement etabliert. Mitarbeiter des CIO-Bereichs besprechen die Statusberichte mit den Projektleitern und geben ggf. Handlungsempfehlungen, um die Interdependenzen zwischen den Projekten zu koordinieren.
Monatlich werden im IT-Project Board Fortschritte, Abweichungen und Entscheidungsbedarfe erläutert.
Diese standardisierten Informationen haben für Management und Projektleitung gleichermaßen Vorteile:
- Das Management ist kontinuierlich über Fortschritte und Risiken informiert und kann rechtzeitig korrigierend eingreifen.
- Die Projektleitung hat eine Kommunikationsplattform, um Risiken frühzeitig bekannt zu geben und Entscheidungen einzufordern.
Dazu der Verantwortliche für das Multiprojektmanagement bei Vattenfall Europe, Thomas Frenzel:
“Die Etablierung der Prozesse in die Organisation war von entscheidender Bedeutung für die erfolgreiche Umsetzung. Cat4 ist eine flankierende Maßnahme, die uns auf der Seite der Administration viel Aufwand abnimmt und uns mehr Zeit für die inhaltlichen Aufgaben gibt! Während wir früher tagelang zwischen einer Vielzahl von Word-, Excel- und PowerPoint-Dokumenten die Konsistenz sichergestellt haben, können wir uns heute auf die Informationen verlassen und Interdependenzen zwischen den Projekten managen.“
Auch CIO Hans Rösch zeigt sich sehr zufrieden:
„Die Umsetzung unserer Prozesse in Cat4 war die konsequente Fortführung unserer Bestrebungen nach möglichst transparenten Entscheidungen, die auf verlässlichen Informationen basieren.
Zudem haben wir durch das Projektportal eine Plattform geschaffen, auf der sich alle Projektbeteiligten nicht nur über das eigene Projektgeschehen informieren können, sondern auch die Inhalte der Projekte anderer Business Units einsehen können. Das führte zu einem deutlichen Gewinn an Transparenz und Abstimmungsvereinfachung. Wir entdecken auf diese Weise regelmäßig Synergiepotenziale zwischen den Business Units.“
Cat4 unterstützt die Vattenfall Europe AG entlang aller Projektprozesse durch bewährte Funktionalitäten:
- Projektsteckbriefe und zusammenfassende Auswertungen
- Budgetplanung und -verfolgung
- Priorisierung und Verabschiedung von Vorhaben
- Monatliches Statusberichtswesen zur Verfolgung der Umsetzung
- Vereinfachte Vorbereitung des IT-Project Board und der Lenkungsausschuss-Sitzungen durch PowerPoint-Export der Berichte
- Rollenbasiertes Berechtigungskonzept
- Web-basiert und damit ohne Rollout-Aufwand